Тендеры и закупки в коммерческих организациях – процесс отбора оптимальных поставщиков товаров/работ/услуг с целью снижения стоимости, повышения качества и соблюдения сроков поставок товаров/работ/услуг.
Целевая аудитория: ТОП-менеджеры (Коммерческий директор, Исполнительный директор), руководители отделов и подразделений (отдел тендеров и закупок, тендерно-договорной отдел, отдел снабжения), ключевые специалисты компании (специалисты по тендерам, специалисты по закупкам, снабженцы), владельцы и руководители небольших компаний, индивидуальные предприниматели.
Данный семинар предназначен для повышения эффективности закупочной деятельности организаций, внедрения системного подхода в выборе партнеров компании и снижения затрат при реализации проектов как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективах.
ЦЕЛЬ
Повышение прибыли компании за счет:
- системного подхода в вопросах выбора партнеров компании;
- повышения лояльности поставщиков товаров/работ/услуг, установления более доверительных взаимоотношений с партнерами;
- снижения затрат при закупочной деятельности компании;
- оптимизации трудозатрат тендерного отдела, специалистов по закупкам и снабжению;
- получения организационных и коммуникативных технологий и методов, необходимых для решения задач закупочной деятельности организации;
- профилактики типичных ошибок в процессе закупки товаров/работ/услуг;
- повышения имиджа компании;
- выявление индивидуальных проблем и ошибок в коммуникациях с партнерами, их устранение;
- возможности получения практических навыков и теоретических знаний
- возможности обменяться опытом с другими участниками тренинга, посмотреть на стиль работы других успешных закупщиков; сравнить, что работает, а что можно дополнительно развивать для улучшения закупочной деятельности организации.
ПРОГРАММА
1. Организация закупочной деятельности. Общие положения
- Прогнозирование и планирование закупок
- Виды закупок, типы поставщиков, структура рынка
- Определение подходов к закупочной деятельности, варианты организации процесса
- Основные бизнес-процессы закупочной деятельности организации, распределение зон ответственности, возможные схемы взаимодействия вовлеченных сотрудников и взаимодействия с участниками тендера
- Определение и нивелирование рисков в процессе выполнения закупочной деятельности
- Определение и распределение ресурсов
- Определения рисков в процессе исполнения закупок, корректировка закупочной деятельности с учетом данных рисков
- Тендерная комиссия: основные положения при выборе состава тендерной комиссии
Упражнение
- «Составление календарного плана-графика закупок предприятия. Определение основных бизнес-процессов. Выбор подхода к выполнению закупочной деятельности»
Разбор кейсов от участников
2. Регламентация закупочной деятельности
- Составление регламента тендеров и закупок: основные положения и требования законодательства применительно к коммерческим закупкам, необходимые приказы
- Типы регламентов, преимущества и недостатки
- Различные методологии определения победителя тендера
- Корректировки и изменения регламента
3. Организация отдела тендера и закупок
- Подбор персонала
- Мотивационные факторы
- Возможные системы премирования: преимущества и недостатки
- Организация контроля и проверки деятельности персонала в процессе проведения закупочной деятельности
- Распределение зон ответственности сотрудников внутри одела, самостоятельной работы сотрудников, взаимодействия сотрудников внутри отдела, определение вопросов к вовлечению руководителя, сохранение информированности руководителя отдела
- Тайм-менеджмент руководителя и сотрудников отдела
- Основные методы повышения эффективности и снижения трудозатрат сотрудников отдела
Упражнение
- «Описание, структуры, зон ответственности и основных бизнес-процессов отдела тендеров и закупок»
Разбор кейсов от участников
4. Организация взаимодействия отдела со смежными подразделениями
- Основные схемы взаимодействия со смежными подразделениями компании
- Вопросы привлечения специалистов сторонних отделов без ущерба для их основной деятельности
- Взаимодействие с участниками тендерной комиссии;
- Утверждение и согласование результатов тендера
- Предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций
5. Организация процесса отбора участников тендера
- Определение предмета запроса, ключевые моменты;
- Организация мониторинга рынка, первичный отбор компаний;
- Виды запросов рынка, определение формата запроса, возникающие обязательства;
- Составление запроса, ключевые моменты;
- Специфика и структура рынков;
- Типы поставщиков и варианты взаимодействий;
- Поиск и подбор пула участников, методология, основные ошибки и как их избежать;
- Первичный отсев неблагонадежных участников
Упражнение
«Определение учебного предмета закупки. Описание ожидаемого поставщика. Определение основных критериев выбора поставщика» .
6. Основные моменты запроса тендерных предложений и их проверки
- Пакет документации;
- Финансовые и юридические показатели компаний участников, методы проверки, ключевые моменты;
- Проверка репутации компании на рынке: возможные методики проверки и их фактическое значение;
- Определение формы коммерческого предложения, как ключевой момент тендера; возможности данного этапа, основные ошибки;
- Проверка коммерческих предложений, «подводные камни» коммерческих предложений;
- Эффективные ценовые переговоры: возможности, варианты проведения, оценка результатов;
- Выявление фактических потребностей и возможностей участников тендера: методы выявления и использование возникающих возможностей;
- Построение партнерских отношений с участниками тендера в процессе отработки коммерческих предложений с параллельным снижением стоимости;
- Как выявить и предотвратить дополнительные соглашения к договору в процессе проверки коммерческих предложений;
- Взаимодействие по тексту договора с участниками тендера: общий подход, методы «жестких» переговоров;
- Фиксация результатов, оценка эффективности тендерной работы.
- Взаимодействие с недовольными: работа с претензиями участников и излишне настойчивыми сотрудниками поставщиков.
Упражнение
«Формирование перечня основных рисков при отборе компаний на поставку учебного предмета закупки, определение и внедрение в структуру заявки методов их минимизации» .
7. Общие подходы к построению комплексной системы поставок
- Построение сети поставок: основные принципы и методы реализации
- Современные способы взаимодействий в процессе построения сети поставок; определение степени заинтересованности участников;
- Импортные закупки: плюсы и минусы, методы минимизации рисков;
- Выявление фактической цепи поставок. Методы интеграции и повышения заинтересованности участников цепи;
- Повышение степени влияния на фактическую цепь поставок, методы внедрения изменений. Методы снижения стоимости итогового предмета закупок путем снижения затрат по всей цепи поставок. Возможности и риски;
- Повышение степени контроля за процессами цепи поставок: как не потерять экономию в процессе перемещения продукции по цепи, сохранить качество и сроки поставки продукции;
- «Вмешательство в коммерческую деятельность организации» как миф. Методы устранения сопротивления;
- Варианты юридического оформления и фиксации условий взаимодействия с участниками цепи поставок
- Риски непосредственного участия закупщика в процессе работы сети поставок
Упражнение Определение цепи поставок учебного предмета закупки. Определение возможностей интеграции деятельности закупщика в процессы сети поставок, подходов и методов реализации снижения стоимости учебного предмета закупок »
8. Интеграция созданной цепи поставок в регламенты тендерной работы компании
- Юридически оформленная сеть поставок не противоречит и не отменяет тендерные процедуры компании;
- Методы проведения тендера при наличии сети поставок;
- Оперативное вмешательство и замена слабого звена цепи поставок;
- Расширение цепи поставок без потери партнерских отношений с текущими участниками;
- Уровень доверительных партнерских отношений участников рынка: непрерывное повышение;
- Предугадывание срывов в цепи поставок: методы анализа;
- Постоянный мониторинг рынка, поиск и использование возможностей: процесс непрерывной оптимизации затрат;
- Степень влияния на рыночную ситуацию, взаимодействие с конкурентами
Завершающее упражнение: Разбор реальных кейсов участников семинара. Определение возможностей применения полученных знаний в текущей деятельности участников семинара. Ответы на вопросы.
! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.
! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.
Методы и формы работы
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.
Корпоративный семинар
Вы можете заказать обучение по этой теме для своего коллектива. Мы свяжемся с Вами, согласуем программу и кандидатуру тренера. Программа будет адаптирована под специфику деятельности вашей компании. Семинары проводим в любом городе РФ и сопредельных государств.
Обучение может пройти в форме вебинара. При проведении вебинара программа разбивается на блоки по 4 ак. часа.
Не нашли нужную программу? Обязательно пришлите нам запрос на интересующую Вас тему.
Индивидуальное обучение
Хотите пройти обучение индивидуально в удобные для Вас даты? Пришлите нам заявку для согласования программы и дат. Минимальная длительность: 1 день - 8 ак. часов (1 академический час = 45 мин.). Занятия проводятся в оборудованном тренинг-зале в центре Санкт-Петербурга. В стоимость входят рабочие материалы, сертификат, кофе-брейки.
Участники из других городов могут заказать индивидуальное обучение в форме вебинара. При проведении вебинара программа разбивается на блоки по 4 ак. часа.
При корректировке программы обучения под пожелания Клиента возможно изменение стоимости.
