Курс повышения квалификации "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией: организация секретарского обслуживания в свете внедрения профстандартов"

Приглашаются:

• Помощники руководителей, офис-менеджеры.
• Сотрудники секретариата, административных подразделений, общего отдела, организационно-методического отдела.
• Все заинтересованные лица.

Цель курса:

• Актуализация профессиональных знаний, умений и навыков специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организации в рамках требований профстандартов.
• Освоить умения и навыки реализации организационного обеспечения деятельности организации.
• Актуализировать умения и навыки работы с документацией организации.
• Освоить умения и навыки информационно-аналитической и организационно-административной поддержки деятельности руководителя организации.

Программа семинара:

1. Роль секретаря в структуре управления. Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним в свете требований профстандарта

• Роль и место секретаря в структуре управления.
• Организационное и информационно-документационное обслуживание-главные функции секретаря.
• Категории секретарей, классификация должности по степени профессионализма и компетентности.
• Квалификационные и профессиональные требования к различным категориям.
• Направления и виды получения дополнительного образования секретаря.

2. Формирование должностных инструкций секретарей различных категорий

• Должностная инструкция как описание должностных обязанностей и прав секретарей различных категорий.
• Виды должностных инструкций: примерные, типовые и индивидуальные.
• Структура, наименование и содержание основных разделов должностных инструкций.
• Правила разработки и утверждения инструкции.

3. Профессиональные и психолого-личностные качества секретаря

• Деловые качества секретаря: профессиональные навыки, организаторские качества, умение работать в команде, ответственность и надежность, инициативность, пунктуальность, исполнительность, преданность фирме, умение работать со сведениями конфиденциального характера.
• Личностные качества секретаря: коммуникабельность, стрессоустойчивость, привлекательный внешний вид, доброжелательность, любознательность.
• Влияние деловых и профессиональных качеств на работу и карьеру секретаря.

4. Организация приёма посетителей

• Категории посетителей: сотрудники организации, сотрудники других организаций, посетители по личным вопросам.
• Определение срочности и первоочерёдности приёма.
• Технология организации приёма: запись, представление руководству, перенос приёма и т.д.
• Значение личного приёма граждан руководителем.
• Определение места и времени приёма.
• Встреча граждан. Ведение журнала приёма.

5. Работа с письменными обращениями граждан

• Составление аналитической справки.
• Назначение и форма регистрационно-контрольной карточки.
• Виды обращений граждан.
• Нормативно-методические акты, определяющие порядок работы с этой категорией документов.
• Особенности технологии работы с письменными обращениями: приём и первичная обработка, контроль сроков исполнения, информационно-справочная работа по обращениям с использованием традиционной и компьютерной технологии. Формирование дел.
• Сроки хранения обращений.
• Анализ поступивших обращений и контроль принятия решений по письменным обращениям.

6. Основные требования к ведению телефонных переговоров

• Виды телефонных переговоров.
• Основные правила служебного телефонного общения.
• Фильтрация (сортировка) телефонных звонков руководителю.
• Запись телефонных сообщений.
• Приём и передача телефонограмм.
• Типовой формуляр телефонограммы.

7. Виды управленческих документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные

• Виды организационных и нормативно-методических документов организации: учредительный договор устав, положение о предприятии и его структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции по организации делопроизводства.
• Состав распорядительных документов организации: приказы, распоряжения, решения, указания, постановления.
• Виды информационно-справочных документов на предприятии: акты, справки, заявления, служебные записки и др.

8. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок работы с внутренними документами. Правила составления, оформления и обработки служебной корреспонденции

• Этапы обработки входящих документов: приём документов, проверка правильности адресования и приложений.
• Первичная обработка, разметка, регистрация, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, исполнение документов, подшивка документов в дела. Процедура обработки исходящей информации: проверка правильности оформления проекта документа, согласование проекта документа, подписание (или утверждение) документа руководителем, регистрация документа, отправка документа адресату, оформление копии документа и подшивка его в дела.
• Подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта документа, подписание (или утверждение) документа руководителем, регистрация документа, передача документа исполнителю, отметка об исполнении, подшивка исполненного документа в дело.
• Назначение деловой корреспонденции, её виды.
• Правила оформления делового письма, классификация писем. Реквизиты бланка письма.
• Конкуренты делового письма: телеграмма, телефонограмма, телефакс, электронное сообщение.
• Регистрация служебной корреспонденции.
• Конфиденциальность служебного письма.

9. Регистрация и контроль исполнения документов. Формирование дел, организация их хранения и информационно-справочной работы с документами

• Запись данных о документе в журнале, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
• Сроки исполнения документов.
• Группы регистрации документов.
• Состав регистрационного номера.
• Содержание граф журнала регистрации документов. Распространённые ошибки при регистрации документов.
• Составление номенклатуры дел.
• Формирование и оперативное хранение дел.
• Сроки хранения документов на предприятии. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
• Работа экспертной комиссии.
• Порядок установления сроков хранения дел.
• Перечень документов, передаваемых в архив и порядок их оформления.

10. Организация рабочего дня руководителя

• Основы и принципы организации и планирования рабочего времени руководителя.
• Технология управления временем: постановка целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценка эффективности планирования.
• Классификация мероприятия в зависимости от важности и срочности. Табличная форма фиксации и представления руководителю планируемых мероприятий. Роль ежедневных докладов.
• Современные офисные технологии электронных коммуникаций.
• Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Правила ведения деловой беседы. Особенности организации заседаний коллегиальных органов. Документирование совещаний и заседаний. Порядок составления, оформления и хранения протоколов. Особенности документирования заседаний постоянно действующих коллегиальных органов. Правила оформления выписки из протокола. Передача информации в письменной и устной форме, лично и по телефону.
• Роль секретаря в организации командировок руководителя.
• Подготовка проекта приказа о командировке.
• Выписка командировочного удостоверения.
• Составление программы командировки, подготовка и подбор документов.
• Обработка материалов командировки.
• Регистрация командировочных удостоверений.

11. Подготовка и обслуживание совещаний. Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний. Порядок документирования совещаний

• Роль секретаря в обслуживании совещаний.
• Регистрация участников, её цели.
• Виды совещаний.
• Роль секретаря во время проведения совещания.
• Порядок документирования совещания: стенограмма, фонограмма, видеозапись, протокол.
• Требования к ведению и оформлению протокола.
• Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний. Подготовка видеоконференций.

12. Законодательная и нормативная правовая база, регламентирующая работу секретаря

• Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Федеральные законы, Указы Президента и Постановления Правительства, нормативные документы федеральных органов исполнительной власти, Унифицированные системы документации, стандарты в сфере информации и документационного обеспечения управления. Их значение в организации работы по документационному обслуживанию управленческой деятельности.
• Использование законодательной и нормативно-методической базы, образцов документов справочно-правовых систем «Гарант», «Консультант Плюс Деловые бумаги» и др.
• Разработка нормативных локальных документов предприятия, регламентирующих работу с официальными документами.

13. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

• Работа с текстами управленческих документов при составлении обзорных документов (докладов, отчетов, выступлений руководителя).
• Конфиденциальные сведения.
• Подготовка текста, редактирование, согласование.
• Работа по сбору информации, ее целевое назначение, способы получения, обработки и хранения.
• Особенности работы с ведомственными изданиями, публикациями в прессе, специальной литературой.

14. Технические функции секретаря

• Функции секретаря по обеспечению безопасности информации при работе с документами в приемной (документирование, учет документов, движение документов, их хранение). Печать, тиражирование и копирование документов, прием и передача факсов, получение и отправка корреспонденции. Правила передача документов внутри организации.
• Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя, секретаря, в приемной (проверка средств связи, сигнализации, оргтехники). Выполнение поручений руководителя. Сервисные функции-организация кофе-паузы, фуршета, приемов.

15. Деловые и личностные качества секретаря. Этика секретаря

• Инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, информированность-основные деловые качества секретаря. Формирование компетентности. Доброжелательность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность-важнейшие личностные качества, необходимые в работе секретаря.
• Базовые знания секретаря-референта-компьютер, делопроизводство, машинопись, иностранный язык. Профессиональные знания и навыки. Квалификационные требования к секретарям различных категорий.
• Понятия «этикет», «этика», «служебный этикет». Этические основы взаимоотношений между руководителем и секретарем. Служебная субординация. Деловое общение, его основные виды-общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Мимика, интонация, эмоциональная окраска голоса в деловом общении. Деловой разговор, деловая беседа. Телефонный этикет. Речевой этикет, стиль общения в устной беседе. Визитные карточки и правила их использования. Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю. Конфликты на работе, поведение секретаря в конфликтных ситуациях. Внешний вид секретаря-одежда на службе, деловой стиль, макияж.

 

В стоимость обучения входит:

• Методический материал, кофе-паузы.

По окончании обучения выдается:

• Удостоверение о повышении квалификации в объёме 30 часов