УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
- Направления функционирования офиса:
- Организационно-административная деятельность (коммуникационная, распорядительная, координационная), осуществляемая руководителем;
- Аналитико-административная деятельность (подготовка принятия решений), которая осуществляется специалистами;
- Информационно-техническая деятельность (включает документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационные операции), кото-рая выполняется техническими исполнителями, канцелярскими работниками и секретарями.
- Бережливый офис
- Краткая история развития концепции бережливого предприятия
- Офисные ценности, поток создания ценности в офисной работе
- Потери. Как повысить производительность труда и оптимизировать офисные процессы
- Организация рабочего пространства. Правила эргономики
- Как создать управляемую среду офисной деятельности
- Визуализация задач
- Обеспечение работы руководителя
- Планирование рабочего дня руководителя
- Деловое взаимодействие с руководителем
- Понимание задач, стоящих перед руководителем, приоритетность выполнения поручений
- Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
- Специфика донесения негативной информации
- Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
- Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами, руководителем, деловыми партнерами, клиентами. Общение с родственниками руководителя
ПЛАНИРОВАНИЕ БЮДЖЕТА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСНЫХ ПОСТАВОК
- Принципы планирования деятельности АХО
- Планирование бюджетов, работ, мероприятий ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год
- Критерии исполнения работ
- Принципы бюджетирования АХО
- Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО
- Правила проведения план – факт анализа. Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО
- Организация работы АХО
- Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями.
- Работа с поставщиками и подрядчиками
- Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и т. д.). Организация тендерных закупок
- Критерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров
- Принципы управления запасами
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
- Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
- Формы и типовые организационные структуры ДОУ
- Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
- Признаки и структура документа.
- Классификация документов.
- Документная лингвистика.
- Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
- Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
- Право подписи и доверенности.
- Практикум : Создание бланка документа (проекта документа).
- Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
- Организационно-правовые документы
- Распорядительные документы
- Справочно-информационные документы.
- Специальная документация
- Кадровая документация.
- Научно-техническая документация
- Финансовая документация
- Договорная документация
- Конфиденциальное делопроизводство
- Носители информации: бумажные, электронные.
- Электронная подпись.
- Информационные системы.
- Использование, хранение и уничтожение документов.
- Правовое регулирование работы с документами.
ДОКУМЕНТООБОРОТ В СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
- Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
- Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
- Прием, рассмотрения и регистрации документов
- Прием поступающих документов, организация доставки документов
- Организация рассмотрения документов
- Регистрация документов
- Информационно-справочная работа
- Сроки и контроль исполнения документов
- Организация отправки исходящих документов.
- Документопотоки.
- Организация оперативного хранения документов
- Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
- Требования к формированию дел в делопроизводстве
- Практикум : Составление номенклатуры дел.
- Экспертиза ценности документов
- Подготовка дел к архивному хранению
- Основные понятия об архивном хранении
- Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
- Уничтожение документов.
- Практикум : Оформление актов о выделении дел документального фонда на уничтожение.
- Электронный документооборот. Преимущества и риски.
- Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ КОМПАНИИ
- Правовое регулирование сохранности документов на предприятии.
- Виды и подчиненность архивов. Архив в организационной структуре предприятия.
- Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
- Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций.
- Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
- Экспертиза ценности документов для архивного хранения:
- Критерии ценности документов
- Экспертная комиссия
- Рабочие документы экспертизы.
- Практикум : Составление проекта приказа об организации экспертной комиссии.
- Номенклатура дел организации в работе архива:
- Порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
- Индексация дел
- Требование к формированию дел для архивного хранения.
- Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
- Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
- Последовательность и документирование процедуры уничтожения дел.
- Последовательность согласования акта об уничтожении дел.
- Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
- Способы уничтожения документов.
- Практикум : Выбор способа уничтожения документов. Составление акта об уничтожении дел архивного фонда.
- Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
- Правила работы с архивным фондом:
- Проверка наличия и состояния архивных дел.
- Розыск отсутствующих документов.
- Правила выдачи и документов из архива
- Правила изъятия документов из архива
- Использование документов архива: оформление и выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем и др.
- Практикум : Оформление архивной справки.
- Электронный архив: возможности и ограничения.
- Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
- Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
- Смешанные варианты хранения документов.
ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
- Электронный документооборот. Преимущества и риски.
- Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи.
- Этапы внедрения электронного документооборота.
- Практикум: Проектирование плана внедрения системы электронного документооборота.
- Особенности организации работы с электронными документами, подписанными электронной подписью.
- Использование систем электронного документооборота для контроля бизнес-процессов работы с документами и подготовки аналитических отчетов.
- Электронный архив: возможности и ограничения.
- Современные средства автоматизации работы архивов организаций. Обзор систем электронного архива и систем автоматизации бумажного архива.
- Организация проекта создания электронного архива
- Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
- Архивное хранение электронных документов.
- Обеспечение надёжной и долговременной сохранности документов в электронном виде. Форматы хранения.
|
