Авторская программа Русской Школы Управления предлагает комплексное повышение квалификации для административных специалистов. На семинаре слушатели ознакомятся с правилами прочных и конструктивных отношений в офисе, изучат методику работы с конфиденциальной информацией, поймут, как грамотно управлять своим временем, почему снижается личная продуктивность, как развить полезные привычки и избавится от мешающих. Наши преподаватели подробно расскажут про направления функционирования офиса, концепции бережливого офиса, объяснят принципы организации делопроизводства и документооборота, помогут освоить стандарты профессионального телефонного общения и письменных коммуникаций.
Программа обучения
10 дней очного обучения 09:00 - 16:15
ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА РУКОВОДИТЕЛЯ
- Диагностика основ личной эффективности
- Диагностика самореализации личности
- Диагностика Вас как сотрудника с точки зрения вклада в эффективность организации
- Диагностика своих целей
- Проверка своих целей на соответствие критериям SMART
- Проверка своих целей по качествам мотивирующей цели
- Диагностика своих ценностей
- Прояснение личных ценностей и обретение гармонии
- Выстраивание эффективной иерархии личных ценностей
- Проверка поставленных целей через иерархию ценностей
- Диагностика своих коммуникаций
- Особенности своих межличностных коммуникаций и фильтров восприятия
- Диагностика своего психотипа и своего окружения
- Диагностика управления своим временем
- Определение своих личностных особенностей восприятия времени
- Оценка своей продуктивности
- Оценка своей производительности
- Диагностика своей мотивацией
- Оценка своих индивидуальных мотиваторов
- Оценка уровня своей мотивации
- Оценка своих ограничений
- Создание системы поддерживающих убеждений
- Диагностика управления своими эмоциями и своим EQ
- Оценка эмоционального интеллекта и его влияния на личную эффективность
- Оценка умения точно определять свои эмоции
- Оценка своего самоконтроля и управления своими эмоциональными состояниями
- Оценка управления эмоциями других людей
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
- Планирование рабочего дня руководителя
- Деловое взаимодействие с руководителем
- Понимание задач, стоящих перед руководителем, приоритетность выполнения поручений
- Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
- Специфика донесения негативной информации
- Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
- Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами, руководителем, деловыми партнерами, клиентами. Общение с родственниками руководителя
- Мобильные приложения для организации рабочих процессов, Tasker и to-do листы;
- Travel – поддержка: чек-лист организации командировок: бронирование, на чем можно сэкономить; транспортные секреты.
БЕЗОПАСНОСТЬ И ЗАЩИТА ДАННЫХ РУКОВОДИТЕЛЯ
- Безопасные мессенджеры
- Защита электронной почты
- Облачные серверы и их безопасность
- Работа с конфиденциальной информацией
- Безопасность и шифрование: лучшие решения
- Как лучше хранить и защитить информацию в телефоне (данные о паспортах, карточках).
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ
- Цели и ранжирование задач по приоритетам
- Цели тайм-менеджмента
- Ключевые рабочие цели каждого участника
- Как определить приоритеты в делах
- Метод «АВС»
- Метод «Матрица Эйзенхауэра»
- Организация рабочего времени
- Принципы концентрации на главных задачах
- Правило Парето
- Как присутствовать в настоящем моменте
- Основы продуктивности
- Причины непродуктивности и прокрастинации
- Методы повышения продуктивности
- Инструменты планирования рабочего времени
- Горизонты планирования
- Принцип «Гальки»
- Принцип 10/90
- 7 шагов Недельного планирования
- Принцип 60/20/20
- Группировка схожих задач
- Планирование на день по «Альпен» методу
- Метод «Помидора»
- «Кайросы» и «Хроносы» - потенциал для эффективности
- Планирование «жёстких» и «гибких» задач
- «Слоны», «Бифштексы» и «Лягушки» - планирование сложных и нелюбимых дел
- Ситуационное планирование
- Метод «Швейцарского сыра»
- Использование программного обеспечения как инструмента тайм-менеджмента
- Outlook
- Yandex/Google
- Основные похитители времени
- Причины отвлечений
- Основные похитители времени
- Где найти время
- Методы оценки затрат времени
- Хронометраж
- Метод аналогий
- Нормирование труда
- Описание бизнес процессов
ПРОДУКТИВНОСТЬ. РАЗВИТИЕ ПОЛЕЗНЫХ НАВЫКОВ И ПРИВЫЧЕК
- Что такое продуктивность: определение, выгоды от повышения продуктивности, цели в области продуктивности
- Что снижает продуктивность: лень, прокрастинация, слабое здоровье и нехватка энергии, стресс и эмоциональное выгорание, неясность целей, недостаток контроля
- Три направления развития продуктивности
- Здоровье и энергия: тело (спорт, питание, отдых), разум (осознанность, медитация, эссенциализм, опора на собственные ценности)
- Профессиональные навыки: анализ структуры и перспективности , инструмент: «Колесо Профессионального Развития»
- Привычки: развитие полезных, избавление от мешающих
- Вдохновение и мотивация: что мотивирует, что демотивирует, «Волшебный пендель»
- Фокусировка: концентрация на приоритетном, отказ от второстепенного, присутствие в настоящем моменте
- Реализация: дисциплина и сила воли, простой и чёткий План, теория малых шагов, оценка прогресса, график роста
УПРАВЛЕНИЕ ОФИСНЫМИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ
- Направления функционирования офиса:
- Организационно-административная деятельность (коммуникационная, распорядительная, координационная), осуществляемая руководителем;
- Аналитико-административная деятельность (подготовка принятия решений), которая осуществляется специалистами;
- Информационно-техническая деятельность (включает документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационные операции), кото-рая выполняется техническими исполнителями, канцелярскими работниками и секретарями.
- Бережливый офис
- Краткая история развития концепции бережливого предприятия
- Офисные ценности, поток создания ценности в офисной работе
- Потери. Как повысить производительность труда и оптимизировать офисные процессы
- Организация рабочего пространства. Правила эргономики
- Как создать управляемую среду офисной деятельности
- Визуализация задач
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
- Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
- Формы и типовые организационные структуры ДОУ
- Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
- Признаки и структура документа.
- Классификация документов.
- Документная лингвистика.
- Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
- Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
- Право подписи и доверенности.
- Практикум : Создание бланка документа (проекта документа).
- Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
- Организационно-правовые документы
- Распорядительные документы
- Справочно-информационные документы.
- Специальная документация
- Кадровая документация.
- Научно-техническая документация
- Финансовая документация
- Договорная документация
- Конфиденциальное делопроизводство
- Носители информации: бумажные, электронные.
- Электронная подпись.
- Информационные системы.
- Использование, хранение и уничтожение документов.
- Правовое регулирование работы с документами.
ДОКУМЕНТООБОРОТ В СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
- Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
- Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
- Прием, рассмотрения и регистрации документов
- Прием поступающих документов, организация доставки документов
- Организация рассмотрения документов
- Регистрация документов
- Информационно-справочная работа
- Сроки и контроль исполнения документов
- Организация отправки исходящих документов.
- Документопотоки.
- Организация оперативного хранения документов
- Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
- Требования к формированию дел в делопроизводстве
- Практикум : Составление номенклатуры дел.
- Экспертиза ценности документов
- Подготовка дел к архивному хранению
- Основные понятия об архивном хранении
- Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
- Уничтожение документов.
- Практикум : Оформление актов о выделении дел документального фонда на уничтожение.
- Электронный документооборот. Преимущества и риски.
- Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ТЕЛЕФОННЫЕ И ПИСЬМЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ
- Деловое общение. Участники
- Особенности каналов общения: личная встреча, телефонное общение, деловая переписка. Барьеры общения.
- Подготовка делового контакта. Что полезно знать о партнере по общению.
- Профессиональные телефонные коммуникации
- Корпоративные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Подготовка телефонного разговора.
- Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. Этикет мобильной связи
- Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении.
- Приемы эффективной подачи информации. Алгоритм предоставления информации о товарах и/или услугах компании. Техники аргументации. Приемы корректного завершения беседы.
- Деловые письма. Письменные коммуникации
- Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
- Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления. Особенности языка деловой корпоративной переписки. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции. Внутрикорпоративная переписка
- Психологические приемы воздействия в деловой переписке. Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата
- Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами. Стандарты и клише международной корреспонденции. Бизнес-этикет письменных коммуникаций.
СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ КОМПАНИИ
- Правовое регулирование сохранности документов на предприятии.
- Виды и подчиненность архивов. Архив в организационной структуре предприятия.
- Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
- Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций.
- Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
- Экспертиза ценности документов для архивного хранения:
- Критерии ценности документов
- Экспертная комиссия
- Рабочие документы экспертизы.
- Практикум : Составление проекта приказа об организации экспертной комиссии.
- Номенклатура дел организации в работе архива:
- Порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
- Индексация дел
- Требование к формированию дел для архивного хранения.
- Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
- Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
- Последовательность и документирование процедуры уничтожения дел.
- Последовательность согласования акта об уничтожении дел.
- Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
- Способы уничтожения документов.
- Практикум : Выбор способа уничтожения документов. Составление акта об уничтожении дел архивного фонда.
- Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
- Правила работы с архивным фондом:
- Проверка наличия и состояния архивных дел.
- Розыск отсутствующих документов.
- Правила выдачи и документов из архива
- Правила изъятия документов из архива
- Использование документов архива: оформление и выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем и др.
- Практикум : Оформление архивной справки.
- Электронный архив: возможности и ограничения.
- Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
- Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
- Смешанные варианты хранения документов.
РАЗВИТИЕ ПАМЯТИ
- Управление информацией: чтение, память, внимание
- Информационный стресс: как успевать читать все необходимое
- Практикум: Скорость обработки информации
- Как увеличить скорость чтения: 7 правил быстрого чтения
- Практикум: Чтение зигзагом или по диагонали?
- Как бороться с регрессией при чтении: 10 способов удержания в памяти прочитанного
- Практикум: Особенности моей памяти
- Запоминание текстов, телефонов, пин-кодов, иностранных слов, лиц, имен на основе методов: «Ассоциаций», «Мозговых карт», «Римской комнаты»
- Способы увеличения концентрации внимания: как не отвлекаться на посторонние мысли и дела?
