УПРАВЛЕНИЕ ОФИСНЫМИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ
- Направления функционирования офиса:
- Организационно-административная деятельность (коммуникационная, распорядительная, координационная), осуществляемая руководителем;
- Аналитико-административная деятельность (подготовка принятия решений), которая осуществляется специалистами;
- Информационно-техническая деятельность (включает документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационные операции), кото-рая выполняется техническими исполнителями, канцелярскими работниками и секретарями.
- Бережливый офис
- Краткая история развития концепции бережливого предприятия
- Офисные ценности, поток создания ценности в офисной работе
- Потери. Как повысить производительность труда и оптимизировать офисные процессы
- Организация рабочего пространства. Правила эргономики
- Как создать управляемую среду офисной деятельности
- Визуализация задач
ОТ СЕКРЕТАРЯ К КАНЦЕЛЯРИИ: ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
- Выводим делопроизводство из функционала секретаря организации
- Анализ системы делопроизводства
- Определение численности сотрудников канцелярии\секретариата
- Готовим положения и инструкции
- Организация рабочего пространства подразделения
ДОКУМЕНТООБОРОТ В СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
- Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
- Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
- Прием, рассмотрения и регистрации документов
- Прием поступающих документов, организация доставки документов
- Организация рассмотрения документов
- Регистрация документов
- Информационно-справочная работа
- Сроки и контроль исполнения документов
- Организация отправки исходящих документов.
- Документопотоки.
- Организация оперативного хранения документов
- Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
- Требования к формированию дел в делопроизводстве
- Практикум : Составление номенклатуры дел.
- Экспертиза ценности документов
- Подготовка дел к архивному хранению
- Основные понятия об архивном хранении
- Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
- Уничтожение документов.
- Практикум : Оформление актов о выделении дел документального фонда на уничтожение.
- Электронный документооборот. Преимущества и риски.
- Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
ПЛАНИРОВАНИЕ БЮДЖЕТА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСНЫХ ПОСТАВОК
- Принципы планирования деятельности АХО
- Планирование бюджетов, работ, мероприятий ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год
- Критерии исполнения работ
- Принципы бюджетирования АХО
- Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО
- Правила проведения план – факт анализа. Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО
- Организация работы АХО
- Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями.
- Работа с поставщиками и подрядчиками
- Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и т. д.). Организация тендерных закупок
- Критерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров
- Принципы управления запасами
СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ КОМПАНИИ
- Правовое регулирование сохранности документов на предприятии.
- Виды и подчиненность архивов. Архив в организационной структуре предприятия.
- Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
- Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций.
- Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
- Экспертиза ценности документов для архивного хранения:
- Критерии ценности документов
- Экспертная комиссия
- Рабочие документы экспертизы.
- Практикум : Составление проекта приказа об организации экспертной комиссии.
- Номенклатура дел организации в работе архива:
- Порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
- Индексация дел
- Требование к формированию дел для архивного хранения.
- Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
- Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
- Последовательность и документирование процедуры уничтожения дел.
- Последовательность согласования акта об уничтожении дел.
- Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
- Способы уничтожения документов.
- Практикум : Выбор способа уничтожения документов. Составление акта об уничтожении дел архивного фонда.
- Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
- Правила работы с архивным фондом:
- Проверка наличия и состояния архивных дел.
- Розыск отсутствующих документов.
- Правила выдачи и документов из архива
- Правила изъятия документов из архива
- Использование документов архива: оформление и выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем и др.
- Практикум : Оформление архивной справки.
- Электронный архив: возможности и ограничения.
- Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
- Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
- Смешанные варианты хранения документов.
ПРОДУКТИВНОСТЬ. РАЗВИТИЕ ПОЛЕЗНЫХ НАВЫКОВ И ПРИВЫЧЕК
- Что такое продуктивность: определение, выгоды от повышения продуктивности, цели в области продуктивности
- Что снижает продуктивность: лень, прокрастинация, слабое здоровье и нехватка энергии, стресс и эмоциональное выгорание, неясность целей, недостаток контроля
- Три направления развития продуктивности
- Здоровье и энергия: тело (спорт, питание, отдых), разум (осознанность, медитация, эссенциализм, опора на собственные ценности)
- Профессиональные навыки: анализ структуры и перспективности , инструмент: «Колесо Профессионального Развития»
- Привычки: развитие полезных, избавление от мешающих
- Вдохновение и мотивация: что мотивирует, что демотивирует, «Волшебный пендель»
- Фокусировка: концентрация на приоритетном, отказ от второстепенного, присутствие в настоящем моменте
- Реализация: дисциплина и сила воли, простой и чёткий План, теория малых шагов, оценка прогресса, график роста
|
