Программа повышения квалификации "Помощник руководителя"

Личная эффективность

• Уровни развития организационного  мышления
• Путь от  специалиста к руководителю
• Стратегия личностного и профессионального роста
• Кризисы в профессиональной деятельности
• Личностные компетенции
• Ключевые навыки высокоэффективных людей
• Восприятие изменений.  Реакция на неудачу. Самооценка
• Мотивационно - ценностный профиль личности
• Ассертивность как компетенция
• 5 стратегий разрешения конфликтных ситуаций
• Влияние в переговорах
• Харизма и эмоциональное лидерство
• Управление командой. Командные ценности
• Структура ролей в команде. Постановка целей

Коммуникации в работе помощника руководителя (секретаря)

• Коммуникация как часть системы
• Цикл управления организацией: планирование, организация, контроль
• Роль помощника руководителя в обеспечении связи между ключевыми функциями
• Виды коммуникаций: межличностная, аппаратная, вертикальная, горизонтальная
• Информация как вид власти – как помощнику руководителя грамотно передавать сообщения
• Каналы коммуникации
• Невербальная коммуникация: внешний вид помощника руководителя
  
  • Дресс-код
  • Общие правила встречи гостей
  • Оформление рабочего пространства приёмной и переговорных комнат
• Голос в работе секретаря
  
  • Настройка голоса в начале рабочего дня
  • Алгоритм ответов по телефону
  • Специфика передачи информации по телефону
• Вербальный канал коммуникации
  
  • Логика передаваемой информации. Правила запоминания. Как не упустить самое существенное
  • Приёмы и техники для структурирования передаваемой информации: нисходящая и восходящая аргументация, правило Сократа
• Организация процесса передачи информации
• Расстановка приоритетов передаваемой информации. Матрица Эйзенхауэра в работе помощника руководителя
• Грамотное планирование рабочего времени – как успевать выполнять поручения
• Способы фиксации заданий – как не забывать существенное
• Оформление письменной информации
• Основные правила деловой переписки
• Корректные ответы на корреспонденцию (по просьбе руководителя)
• Основные ошибки секретаря при общении по электронной почте. Способы и техники исправления

Корпоративная деловая переписка. Бизнес-корреспонденция

• Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации
• Стиль и структура делового письма
• Ключевые принципы составления деловых писем
• Виды деловых писем
• Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления
• Особенности языка деловой корпоративной переписки
• Методы построения делового письма. Технология и концепция деловых писем
• Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции
• Формирование отношений с помощью деловой переписки.
• Психологические приемы воздействия в деловой переписке
• Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата.
• Деловая переписка как инструмент достижения бизнес-целей.
• Внутрикорпоративная переписка.
• Деловая переписка как элемент имиджа компании
• Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами
• Стандарты и клише международной корреспонденции.
• Бизнес-этикет письменных коммуникаций

Управленческий документооборот в современном офисе

• Функции службы делопроизводства
• Алгоритм документирования управленческих решений
• Оформление проектов документов
• Процедура согласования (визирования) документа
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
• Сроки прохождения документов
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Организация работы с исполненными документами
• Систематизация документов и организация их хранения
• Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
• Определение сроков хранения документов
• Практикум: Составление номенклатуры дел
• Порядок передачи документов на архивное хранение
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Практикум: Оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
• Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами

Бережливый офис

• Краткая история развития концепции бережливого предприятия
• Ценность, поток создания ценности в офисной работе
• Потери. Как повысить производительность труда
• Оптимизация офисных процессов
• Организация рабочего пространства
• Визуализация задач

Тайм-менеджмент: управление временем

• Индивидуальный ресурс времени. Подходы к управлению временем
• Откуда берется ощущение непрекращающегося  «цейтнота», беспомощность и паника перед лицом нехватки времени
• Как возникает нескончаемый поток дел
• «Конвейерный» метод обработки большого количества разнородных элементов входящей «рутины», при котором ничего не забывается и не теряется
• Стрессоустойчивые методы упорядочивания рабочих и личных дел
• Корпоративная культура тайм - менеджмента
• Эффективное делегирование и  выстраивание корпоративных коммуникаций
• Куда на самом деле «тратится» время
• Планирование времени:  установление необходимой самодисциплины
• Как увязывать ежедневный поток дел со средне- и долгосрочными профессиональными и личными целями
• Классификация задач по срочности, важности и энергоемкости с учетом личных особенностей
• Организация  рабочего процесса на основе MS Outlook
• Как фиксировать попадание в «ментальные ловушки» и стараться их избегать
• Чем на самом деле необходимо управлять: временем или энергией

Деловой протокол и бизнес-этикет

• Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности
• История этикета
• Суть и принципы этикета
• Общие понятия делового этикета
• Деловая межкультурная коммуникация
• Нормы, ценности, правила поведения в разных культурах
• Поддержание и развитие успешных партнерских отношений с зарубежными партнерами
• Деловые и протокольные мероприятия
• Рабочие и деловые встречи (кабинетные совещания, селекторные совещания, переговоры, конференции).
• Официальные приемы: деловой завтрак, коктейль, фуршет, тожественный обед.
• Участие в зарубежных официальных мероприятиях
• Деловые поездки и гостевые визиты
• Требования бизнес-этикета к одежде в разных ситуациях – рабочие будни, официальные переговоры, деловые приемы
• Работа с поставщиками (контрагентами)
• Как организовать эффективную работу с поставщиками
• Выбор поставщиков: практические методики сравнения поставщиков при выборе
• Разработка критериев и процедур для оценки и сравнения поставщиков
• Способы оценки поставщика после периода совместной работы
• Переговорный процесс
• Подготовка переговоров
• Программа пребывания гостей
• Проведение переговоров
• Национальные особенности ведения переговоров
• Официальные подарки