Курс повышения квалификации "Электронный архив. Информационные архивные технологии"

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы электронного документооборота в компании. Изучат проверенные эффективные современные технологии электронного документооборота.

Для кого предназначен

Административных директоров, управляющих делами, руководителей секретариата, офис-менеджеров, секретарей, помощников руководителя администраторов, сотрудников службы ресепшн.

Цели семинара/курса

Обсудить актуальные вопросы валютного регулирования и валютного контроля, имеющие практическую значимость в деятельности компаний в связи с изменениями нормативно-правовой базы валютных отношений, а также получить практически применимые системные знания, которые позволят избежать совершения ошибок и нарушений при совершении валютных операций и оформлении документов валютного контроля.

Цели семинара/курса

• передача навыков участникам курса по организации работы электронного документооборота в компании;
• современные требования к сохранности документов в организации;
• ознакомление участников курса с основными задачами, направлениями деятельности и функциями электронного архива;
• порядок проведения экспертиз ценности документов для электронного архивного хранения;
• передача навыков участникам курса по смешанному документообороту в компании.

Особенности программы

В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:

• по организации современного электронного документооборота в компании, отвечающего требованиям законодательства;
• по организации системы электронного документооборота в компании. Преимущества и риски;
• по оптимизации ведения смешанного документооборота в компании. Принципы оптимального соотношения;
• по подготовке дел к архивному хранению с использованием электронного документооборота;
• по организации процесса уничтожения документов с различными сроками хранения;
• по организации смешанного документооборота в архиве компании.

Программа:

Организация информационно-аналитической деятельности на предприятии и в организации.

• Основные функции информационных служб предприятий и организаций. Информационный архив.
• Роль службы информации в разработке информационной политики предприятия.
• Маркетинг службы информации внутри предприятия.
• Авторское право на использование информационных ресурсов. Защита авторских прав при копировании документов.

Анализ информационных ресурсов предприятия. Поиск, отбор ресурсов по профилю предприятия, легитимный доступ к ресурсам. Электронные ресурсы открытого доступа. Электронные фонды и архивы информационных ресурсов.

• Анализ информационных потребностей персонала предприятия.

Информационные технологии оперативного сбора, обработки и анализа данных.

Комплектование и обработка электронных документов в организации.

Работа с конфиденциальной информацией предприятия.

Управление документацией в условиях применения СЭД.

• Нормативно-правовое и методическое обеспечение создания и эксплуатации систем электронного документооборота (СЭД) на предприятиях. Изменения в нормативно-правовых актах с 2018-2019 гг. учитывающие работу СЭД. Специальные требования к электронным документам. Требования к хранению документов. Учет и хранение к документации. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм.), правила, регламенты, методики и письма Росархива.
• Особенности работы с электронными юридически значимыми документами. Электронная подпись. Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». Виды подписей. Описание и технические характеристики, требования. Регламент использования электронно-цифровой подписи. (С.К.: Я бы перенес этот пункт в начало, сразу после нормативно-методических документов. Понимание принципов ЭП важно для понимания практических аспектов внедрения и использования СЭД).
• Перспективные направления, пути и технологии развития СЭД в составе систем информационного обеспечения управления бизнес-процессами современной организации. Автоматизированные системы управления документами как основа повышения эффектиности работы управленческого аппарата. Подсистемы, необходимые для успешного функционирования системы электронного документооборота. Главные функции СЭД и сервисы централизованного управления СЭД. Варианты реализации. Контроль и оптимизация рабочего времени сотрудников при использовании СЭД. Предоставление доступа к электронному архиву через Internet. Разработка локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации.
• Электронный архив организации. Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Стандарты, руководства и методические рекомендации. Специфика индексации архивных документов и обеспечение их юридической значимости. Управление электронными архивными ресурсами организации.
• Электронный архив научно-технической документации (НТД) как часть корпоративной информационной системы (КИС). Особенности электронного архива НТД.
• Построение системы потоков информации в организационных процессах. Анализ и оптимизация движения документации. Единая информационная среда. Сокращение потерь информации. Пример внедрения систем управления документами. Анализ эффективности движения информационных потоков. Построение маршрутов согласования документов. Согласование реальных организационных процессов и движения документации.

Управление проектами по внедрению системы ДОУ.

Понятие проекта. этапы проекта, методика внедрения СЭД, рынок электронного документооборота и архива, особенности делопроизводства в условиях СЭД:

• Критерии выбора системы электронного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения. Современная практика и оценка качества СЭД. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.
• Информационная безопасность в системе электронного документооборота организации. Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
• Новые технологии в применении систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы интеграции СЭД в информационное пространство компании. Современное видение КИС.
• Практические вопросы внедрения электронного документооборота в организации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД.

 

Для участников предусмотрено

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.

Документ по окончании обучения

Слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 16 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).

Информация для иногородних клиентов

Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

Это мероприятие можно заказать в корпоративном формате (обучение сотрудников одной компании).