Тренинг "Деловые письменные коммуникации"

Цель

Повышение профессиональной эффективности и письменной коммуникативной компетентности участников тренинга и овладение эффективными техниками внутренней и внешней деловой переписки.

Задачи

• Познакомить участников с основными принципами составления результативных деловых писем;
• Научить участников грамотно составлять деловые письма и внутренние и внешние документы;
• Выработать навыки позволяющие соблюдать единый корпоративный стиль в деловой переписке, как с клиентами, так и внутри компании.

В программе

Вводная часть

• Письмо как средство коммуникации и формирования профессионального имиджа.
• Внутренние и внешние письменные коммуникации.
• Письменная деловая коммуникация и ее роль в управленческих, коммуникативных, информационных процессах предприятия.
• Деловое письмо как эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов.
• Основные проблемы письменной коммуникации.

Служебный документооборот:

• Предмет и цели переписки. Виды деловой переписки. Классификация писем.
• Методические рекомендации по оформлению делового письма в соответствии с нормативно-методической базой делопроизводства.
• Бланк письма, реквизиты письма, юридическая сила письма, автор, адресат, содержание письма.
• Структура и содержание деловых писем. Использование стандартных формул (клише) для внутренней и внешней переписки.
• Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки и т.д.; характеристика, особенности текста.
• Внешняя переписка: разновидности писем, характеристика, особенности текста, использование стандартных языковых формул (клише).

Написание деловых писем:

• Текст письма. Особенности композиции делового письма.
• Типы деловых писем. Особенности каждого типа.
• Логическая культура речи: определенность, четкость, ясность, обоснованность изложения.
• Требования к языку и стилю делового письма. Понятие «стилистика письма». Создание официального стиля.
• Клишированные выражения и тексты по типу и цели письма.
• Употребление специальной лексики, сокращенных слов.
• Функции и роль ключевых слов в письме. Языковые излишества. Постскриптум.
• Этикет делового письма. Основные правила этикета деловых документов. Формулы вежливости.
• Виды обращений, заключительные слова.
• Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата при составлении текста (VIP статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.).
• «Проблемные» письма: неоднократные напоминания, отказы, информация о повышении цен и т.д.