Расписание

Курс «Организация делопроизводства, хранения и архивирования документов. Нормативы, методики, практика»

Курс разработан для: руководителей и сотрудников службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретариата и других подразделений, занимающихся ведением делопроизводства, учетом и хранением документов.

В программе:

1. Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ) Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации: полномочия, обязанности, должностные инструкции. Положение о службе ДОУ: структура, штатная численность, нормативы времени на выполнение работ. Взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.

2. Современная нормативно-методическая база по делопроизводству. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009; «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» от 22.09.2009; «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 23.12.2009; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. «Перечень типовых управленческих архивных документов» 01.10.2010.

3. Информационно-документационное обеспечение деятельности организации. Разработка и внедрение организационных документов на предприятии. Инструкция по делопроизводству: содержание, внедрение. Изготовление документов. Подготовка текстов документов. Использование оттиска печати при оформлении документов. Контроль за соблюдением правил оформления документов.

4. Требования к деловой переписке. Виды деловых писем. Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки и т.д. Особенности внешней переписки. Предмет и цели переписки. Структура делового письма. Язык и стиль официальных писем. Этикет делового письма. Основные требования к тексту и оформлению деловых писем.

5. Современные технологии организации работы с документами. Прием и первичная обработка. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Схемы документооборота. Контроль за исполнением документов. Формирование информационно-поисковой системы документов.

6. Обеспечение конфиденциальности информации. Работа с документами служебного пользования. Перечень документов, составляющих коммерческую тайну. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации.

7. Средства автоматизации делопроизводства и документооборота.
Нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами и использования электронной подписи. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты внедрения). Работа с документами в системе электронного документооборота. Процессы обработки, регистрации, согласования электронных документов. Автоматизация контроля, за исполнением документов. Организация электронного хранения документов.

8. Технологии архивного хранения документов.
Основные учетные документы архива. Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения.
Составление архивных описей дел постоянного хранения и по личному составу. Систематизация дел в архивных описях. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации.

Текущее хранение документов. Понятие сводной номенклатуры дел, ее назначение и использование. Особенности для различных организаций. Составление номенклатуры дел организации: структура, систематизация заголовков дел, оформление введения, итоговой записи. Правила формирования документов в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

Подготовка дел к хранению. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Порядок проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы. Положение об экспертной комиссии. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел.

9. Обеспечение сохранности документов в архиве. Архивное законодательство и его применение в деятельности архивов. Создание оптимальных условий хранения документов. Работа с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

10. Организация ведомственного хранения документов. Комплектование архива документами структурных подразделений. Классификация и учет документов в архиве. Проверка наличия и состояния дел в архиве. Оформление результатов проверки. Передача документов в случае ликвидации или реорганизации предприятия. Ответственность за состояние архивного фонда. Санкции за нарушение законодательства по архивному делу.

11.Организация архива на предприятии. Правовые и нормативно-методические основы содержания и функционирования архива. Положение об архиве, штатное расписание, должностные инструкции, организация труда. Требования к помещению архива. Планирование работы архива. Координация работы с другими службами предприятия. Договорная деятельность по оказанию услуг. Использование архивного законодательства при работе государственных архивов с предприятиями и организациями всех форм собственности.

12. Практическое занятие в архиве на предприятии Санкт-Петербурга.

Занятия проводят специалисты в области документационного обеспечения управления и сотрудники Центрального Государственного архива Санкт-Петербурга.