Курс повышения квалификации "Руководитель АХО: повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений"

Слушатели курса получат полное представление по принципам управления компанией, подробно разберут на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы.

Для кого предназначен

Руководителей АХО, топ-менеджеров, курирующих деятельность обеспечивающих подразделений или административно – хозяйственных подразделений, специалистов службы АХО.

Цели семинара/курса

Познакомить участников с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения, научить организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета, рассмотреть стандарты организации деятельности обеспечивающих подразделений, разработать перспективный план мероприятий, направленный на повышение эффективности (оптимизацию) деятельности подразделений, подчиненных руководителю АХО.

Программа:

Основные принципы управления компанией.

• Обзор современных эффективных бизнес-технологий
• Управление по целям. Какие цели стоят перед обеспечивающими подразделениями
• Контролируемое управление затратами
• Управление закупками. Управление оборотными средствами (складскими запасами, дебиторской задолженностью)
• Принципы бережливого офиса

Практикум: Слушатели проведут анализ возможностей использования управленческих технологий и процедур в своей деятельности.

Место административно-хозяйственного обеспечения в деятельности компании.

• Задачи, функции АХО. Особенность деятельности АХО
• Какими новыми компетенциями в современных условиях должен обладать руководитель АХО
• Практическое занятие: Слушатели проведут анализ задач своих служб, рассмотрят программы повышения эффективности своей работы

Организационные структуры АХО.

• Связь задач, функций и организационной структуры АХО
• Распределение ответственности персонала за решаемые задачи, функции
• Практическое занятие: Слушатели разработают матрицы ответственности персонала АХО за решаемые задачи, выполняемые функции

Локальные нормативные акты АХО.

• Обязательные и желательные документы АХО
• Должностная инструкция – инструмент повышения результативности персонала
• Необходимые знания, навыки руководителя АХО
• Ключевые показатели эффективности, ответственность руководителя АХО
• Практическое занятие: Слушатели проведут анализ должностных инструкций, матриц взаимодействия с другими подразделениями

Принципы планирования деятельности АХО.

• Что должен планировать руководитель АХО ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год
• Планирование бюджетов, работ, мероприятий
• Критерии исполнения работ

Практикум: Слушатели разработают месячный, годовой план мероприятий и работ АХО с учетом требований по сокращению затрат.

Принципы бюджетирования АХО.

• Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО
• Правила проведения план – факт анализа. Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО

Практикум: Слушатели рассмотрят различные варианты месячных, годовых бюджетов АХО. Проведут анализ возможных подходов оптимизации затрат, сокращения затратных статей.

Аутсорсинг.

• Зачем нужен аутсорсинг. Матрица аутсорсинга. Методика принятия решения о передаче на аутсорсинг работ, подразделений
• Слушателям будет предложено рассчитать - выводить или не выводить некоторые работы подразделения на аутсорсинг

Организация работы АХО.

• Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями
• Работа с поставщиками и подрядчиками
• Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и т.д.). Организация тендерных закупок
• Критерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров
• Договор аренды недвижимости, договор технического обслуживания, договор возмездного оказания услуг
• Принципы управления запасами

Практическое занятие: Слушатели проведут деловую игру – проведение переговоров в роли различных участников переговорного процесса.

Оплата труда и стимулирование сотрудников АХО.

• Принципы разработки мотивационных схем персонала АХО
• За что платить руководителю и сотрудникам АХО
• Постоянная и переменная часть зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
• Материальная ответственность сотрудников АХО
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто

Практикум : Слушатели разработают несколько вариантов мотивационных схем для персонала АХО, включая различные варианты KPI. Рассмотрят схемы оплаты труда в условиях кризиса.

Контроль подразделений АХО.

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Обор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум : Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество.

Выполнение специальных требований.

• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, охрана труда, технические сооружения)
• Надзорные организации и работа с ними
• Действия в случае визита надзорных органов

Практикум: Обсуждаем инструкцию действий в случае визита надзорных органов.

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях.

• Подготовка и проведение планово – предупредительных ремонтов
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Практики оптимизации деятельности обеспечивающих подразделений.

• Пути повышения управляемости и результативности АХО
• Управление факторами отнимающими время
• Рассмотрение принципов «бережливого производство» и особенностей их применения в офисе
• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях

Практикум: Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений.

Эффективная работа автотранспортного подразделения. Цели, задачи, направления развития (АТП)/службы.

• Анализ основных показателей, характеризующих деятельность АТП, транспортной службы
• Анализ инструментов направленных на достижение и поддержание на целевых уровнях показателей деятельности АТП, транспортной службы

Практикум: Слушатели проведут анализ и обсуждение целевых показателей на примере своих предприятий, подразделений.

• Направления повышения конкурентоспособности АТП, транспортной службы
• Драйверы повышения рентабельности АТП

Практикум: Слушатели разработают программу мероприятий, направленную на повышение эффективности своих подразделений, служб.

Направления снижения затрат, себестоимости транспортных услуг.

• Зачем нужны программы сокращения затрат. На чем может экономить АТП
• Повышение производительности труда (технические, организационные, социальные факторы)
• Повышение показателей использования подвижного состава (коэффициент использования грузоподъемности, использования пробега)
• Контролируемое управление затратами. Какие затраты требуют особого внимания
• Зачем необходим контроль удельных затрат. Виды анализа
• Анализ программ сокращения затрат зарубежных и российских автотранспортных компаний

Практикум: Слушатели разработают программу сокращения затрат, снижения себестоимости транспортных услуг для своих предприятий, служб.

Практика использования технологии «бережливое производство» в автотранспортном подразделении/ службе.

• Виды потерь не добавляющие ценность в автотранспортном подразделении
• Анализ причин простоев, резервы роста оборачиваемости транспортных средств
• Примеры реализации системы управления (планирования, контроля) перевозками
• Организация проекта борьбы с потерями на базе принципов 5S

Практикум: Слушатели разработают программу борьбы с потерями, простоями для своих предприятий, служб.

Обеспечение максимального уровня отдачи от используемых активов.

• Направления повышения эффективности использования основных средств (управление сроками эксплуатации транспортных средств (ТС), повышение производительности ТС, ремонтного оборудования)
• Инициативы, направленные на ускорение оборачиваемости оборотных средств АТП
• Планирование, бюджетирование и контроль
• Организация планирования и инструменты контроля планируемых показателей
• Планирование закупок, потребности в транспортных средствах (как управлять сроком службы ТС, какие виды автомобилей необходимы, универсальность/специализация, совокупные затраты на эксплуатацию)
• Планирование эффективного использования ТС
• Составление бюджета АТП, транспортной службы (ГСМ, ТО, ремонт, запчасти)
• Преимущества объектного бюджетного планирования и контроля

Практикум: Слушатели рассмотрят примеры планируемых показателей деятельности автотранспортного подразделения, транспортной службы и инструменты их контроля.

Вывод на аутсорсинг автотранспортного подразделения, транспортной службы. Работа с подрядчиками.

• Критерии принятия решения
• Примеры вывода на аутсорсинг транспортных подразделений
• Критерии поиска и выбора поставщиков автотранспортных услуг

Практикум: Слушатели разработают алгоритм вывода на аутсорсинг транспортного подразделения компании.

Диспетчеризация и маршрутизация.

• Основные задачи диспетчеризации
• Особенности планирования и контроля использования транспортных средств
• Отслеживание нахождения транспортных средств на маршруте. Решения на базе технологий ГЛАНАСС/GPS. Средства контроля соблюдения водителями режимов движения, труда и отдыха

Оплата труда и виды систем премирования персонала АТП.

• Принципы системы мотивации персонала АТП
• Материальная ответственность
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
• Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для АТП
• Разработка системы KPI для подразделений АТП

Практикум: Слушатели на базе представленной методики разработают показатели эффективности KPI для подразделений автотранспортного подразделения.

Автоматизация управления автотранспортным предприятием.

• Примеры программных решений для комплексного управления автопарком: 1C РАРУС, ТРИМ, системы учета ТОиР и др.
• Оценка достоинств и недостатков программных решений

 

Для участников предусмотрено

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы)

Информация для иногородних клиентов

Региональным клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

Это мероприятие можно заказать в корпоративном формате (обучение сотрудников одной компании).