Программа повышения квалификации "Курс по делопроизводству и ведению архива в организации"

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации современного делопроизводства и ведения архива в компании. Смогут на практике применять полученные навыки по организации делопроизводства и документооборота, ведения архива в соответствии с действующими нормами законодательства.

Для кого предназначен

Руководителей и сотрудников секретариата, управления делами, архивов предприятий и организаций, специалистов, осуществляющих прием, учет и хранение документов в бумажном или электронном виде, сотрудников, отвечающих за внедрение автоматизированных архивных технологий.

Цели семинара/курса

• совершенствование профессиональных навыков участников курса в области современного делопроизводства и архивного дела;
• повышение личной эффективности участников курса;
• ознакомление участников курса с особенностями анализа системы документационного обеспечения управления;
• получение практических навыков участниками курса по подготовке необходимых документов: актов, писем и служебных записок;
• получение практических навыков участниками курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.

Особенности программы

В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:

• в организации делопроизводства и документооборота в организации в рамках современных требований;
• в организации в внутреннего документооборота организации и документооборота между организациями;
• в организации приема, рассмотрения и регистрации документов;
• в организации сроков и контроля исполнения документов;
• в организации процессов в компании - документопотоки;
• в организации оперативного хранения документов;
• в организации составления и ведения номенклатуры дел;
• в подготовке дел к архивному хранению;
• по оформлению актов о выделении дел документального фонда на уничтожение;
• по организации смешанного документооборота в компании.

Программа:

1. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство и документирование.

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ.
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов.
  • Организационно-правовые документы.
  • Распорядительные документы.
  • Справочно-информационные документы.
• Специальная документация.
• Кадровая документация.
• Научно-техническая документация.
• Финансовая документация.
• Договорная документация.
• Конфиденциальное делопроизводство.
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.

2. Документооборот в структуре документационного обеспечения управления.

• Основные принципы организации делопроизводства и документооборота.
• Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
• Прием, рассмотрения и регистрации документов.
  • Прием поступающих документов, организация доставки документов.
  • Организация рассмотрения документов.
  • Регистрация документов.
• Информационно-справочная работа.
• Сроки и контроль исполнения документов.
• Организация отправки исходящих документов.
• Документопотоки.
• Организация оперативного хранения документов.
• Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел.
• Требования к формированию дел в делопроизводстве.
• Практикум: Составление номенклатуры дел.
• Экспертиза ценности документов.
• Подготовка дел к архивному хранению.
• Основные понятия об архивном хранении.
• Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
• Уничтожение документов.
• Практикум: Оформление актов о выделении дел документального фонда на уничтожение.
• Электронный документооборот. Преимущества и риски.
• Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.

3. Хранение документов. Современный архив компании.

• Правовое регулирование сохранности документов на предприятии.
• Виды и подчиненность архивов. Архив в организационной структуре предприятия.
• Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций.
• Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
• Экспертиза ценности документов для архивного хранения:
  • Критерии ценности документов.
  • Экспертная комиссия.
  • Рабочие документы экспертизы.
• Практикум: Составление проекта приказа об организации экспертной комиссии.
• Номенклатура дел организации в работе архива:
  • Порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений.
  • Индексация дел.
  • Требование к формированию дел для архивного хранения.
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
  • Последовательность и документирование процедуры уничтожения дел.
  • Последовательность согласования акта об уничтожении дел.
  • Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
  • Способы уничтожения документов.
• Практикум: Выбор способа уничтожения документов. Составление акта об уничтожении дел архивного фонда.
• Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
• Правила работы с архивным фондом:
  • Проверка наличия и состояния архивных дел.
  • Розыск отсутствующих документов.
  • Правила выдачи и документов из архива
  • Правила изъятия документов из архива
  • Использование документов архива: оформление и выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем и др.
• Практикум: Оформление архивной справки.
• Электронный архив: возможности и ограничения.
• Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
• Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
• Смешанные варианты хранения документов.

4. Электронные системы управления документами.

• Электронный документооборот. преимущества и риски. 
• Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи.
• Этапы внедрения электронного документооборота.
• Практикум: проектирование плана внедрения системы электронного документооборота. 
• Особенности организации работы с электронными документами, подписанными электронной подписью.
• Использование систем электронного документооборота для контроля бизнес-процессов работы с документами и подготовки аналитических отчетов.
• Электронный архив: возможности и ограничения. 
• Современные средства автоматизации работы архивов организаций. обзор систем электронного архива и систем автоматизации бумажного архива.
• Организация проекта создания электронного архива
• Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
• Архивное хранение электронных документов.
• Обеспечение надёжной и долговременной сохранности документов в электронном виде. 
• Форматы хранения.

 

Для участников предусмотрено

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.

Документ по окончании обучения

Слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).

Информация для иногородних клиентов

Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

Это мероприятие можно заказать в корпоративном формате (обучение сотрудников одной компании).